Zo maak je verandercommunicatie wél succesvol.
Uit onderzoek blijkt dat verandertrajecten niet het gewenste resultaat oplevert. De oorzaken? Naast het niet stellen van een grondige diagnose is ook gebrekkige communicatie een boosdoener. In het MKB, waar lijnen kort zijn en veranderingen vaak direct impact hebben op iedereen, is effectieve communicatie tijdens verandering nog crucialer.
De praktijk (fictief voorbeeld).
Neem Copy & dochters, een middelgroot bedrijf met 45 medewerkers. Het bedrijf stond voor de uitdaging om volledig digitaal te gaan werken – van pakbonnen tot planningssysteem. Een verandering die bij veel soortgelijke bedrijven op weerstand stuit.
“We wisten dat vooral onze ervaren medewerkers moeite zouden hebben met de overstap naar tablets en apps,” vertelt Catherine Copy, operationeel directeur. “Daarom hebben we vanaf dag één ingezet op tweerichtingscommunicatie.”
Waarom traditionele verandercommunicatie vaak faalt.
De klassieke aanpak van verandercommunicatie – een presentatie van de directie gevolgd door wat e-mails – werkt niet meer. Zeker niet in organisaties waar medewerkers gewend zijn aan korte lijnen en persoonlijk contact. Drie veelvoorkomende valkuilen:
➝Te veel focus op het ‘wat’ en te weinig op het ‘waarom’
➝Communicatie die alleen top-down verloopt
➝Onvoldoende ruimte voor feedback en aanpassingen
Het succesvolle alternatief. De dialoog-aanpak
Copy & dochters pakte het anders aan:
1. Begin met luisteren
Ze organiseerden eerst kleine groepsgesprekken waarin medewerkers hun zorgen en ideeën konden delen. “Dit leverde waardevolle inzichten op die we anders hadden gemist,” aldus Catherine Copy.
2. Maak het persoonlijk
Voor elke afdeling werd de verandering vertaald naar concrete voordelen. Voor de buitendienst betekende dit bijvoorbeeld: geen papierwerk meer aan het eind van de dag.
3. Creëer ambassadeurs
Ze identificeerden per team een ‘change agent’ die als ambassadeur fungeerde en collega’s kon helpen.
4. Communiceer in kleine, behapbare stukken
In plaats van één grote verandering werd het proces opgedeeld in kleine stappen, elk met eigen communicatiemomenten.
5. Vier successen
Elke mijlpaal werd gevierd en successen werden breed gedeeld binnen de organisatie.
Het resultaat
Na zes maanden werkte het merendeel van de medewerkers probleemloos met het nieuwe systeem. Belangrijker nog: de betrokkenheid bij het bedrijf was toegenomen en er ontstond een cultuur waarin verandering als kans werd gezien.
Aan de slag met jouw verandertraject
Herken je deze uitdagingen? Deze drie stappen helpen je op weg:
- Breng in kaart wie je belangrijkste stakeholders zijn
Wie wordt er direct geraakt door de verandering? Wie heb je nodig als ambassadeur? - Maak een communicatiekalender
Plan regelmatige contactmomenten en zorg voor een mix van formele en informele communicatie. - Meet en monitor
Verzamel feedback tijdens het proces en pas waar nodig aan. Dit kan via korte pulse-checks of informele gesprekken.
Gratis verandercommunicatie quickscan
Wil je weten hoe jouw organisatie ervoor staat op het gebied van verandercommunicatie? Download de gratis quickscan en krijg direct inzicht in je sterke punten en verbeterkansen.